Termo de referência: o que é e como ler antes de cotar

Termo de referência (TR) é o documento que descreve, em detalhe, o que a Administração quer contratar quando o objeto é um bem ou serviço. Ele é elaborado na fase preparatória, a partir do estudo técnico preliminar, e normalmente é publicado como anexo do edital. Para obras e serviços de engenharia, o documento equivalente é o projeto básico.

O que o termo de referência deve conter

A Lei 14.133/2021 define o termo de referência no art. 6º, XXIII, e lista os parâmetros e elementos descritivos que ele deve trazer, entre eles:

• definição do objeto, com quantitativos e prazo do contrato;
• fundamentação da contratação;
• descrição da solução como um todo;
• requisitos da contratação;
• modelo de execução do objeto;
• modelo de gestão do contrato;
• critérios de medição e de pagamento;
• forma e critérios de seleção do fornecedor;
• estimativas do valor da contratação;
• adequação orçamentária.

No governo federal, a IN SEGES/ME nº 81/2022 trata da elaboração do TR e do sistema "TR digital".

Por que o fornecedor deve ler o TR com atenção

O edital traz as regras da disputa; o termo de referência traz o que você vai ter de entregar. É nele que estão os detalhes que definem o custo real:

• especificação técnica: marca de referência, normas técnicas, certificações;
• prazo e local de entrega: impacto direto no frete e na logística;
• modelo de execução: horários, equipe mínima, materiais inclusos;
• critérios de medição e pagamento: quando e como você recebe;
• obrigações da contratada: garantias, assistência técnica, substituição de itens.

Ignorar um desses pontos pode transformar um contrato ganho em prejuízo.

Exemplo prático

Dois fornecedores disputam um pregão de impressoras. O primeiro cota apenas o equipamento. O segundo lê o termo de referência e percebe que o órgão exige instalação em 12 unidades, treinamento de usuários e garantia on-site de 36 meses. Ele inclui esses custos no preço. Se o primeiro vencer com um preço que não cobre essas obrigações, terá de cumpri-las mesmo assim.

Dúvidas frequentes

Termo de referência e edital são a mesma coisa?

Não. O edital rege a licitação (prazos, julgamento, habilitação, recursos); o TR descreve o objeto e sua execução. Em geral, o TR é anexo do edital.

Posso questionar uma especificação do TR?

Sim. Se uma exigência restringir a competição sem justificativa, cabe pedido de esclarecimento ou impugnação até 3 dias úteis antes da abertura.